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如何有效管理云协作解决方案

编辑:燕子 时间:2020-05-18

导读:  如何有效管理云协作解决方案

在迁移期间和迁移之后,倾听用户的声音并与合作伙伴一起工作是成功管理云协作解决方案的关键。

  管理基于云的协作解决方案与管理内部基础架构是不同的方法。这更像是与服务提供商一起管理托管服务,他们对您的管理方式有着截然不同的看法(例如,更高的自动化程度,更少的交互性),因此需要进行一些调整。

  IT的最终目标是确保您的企业获得所需的服务,这意味着确保不仅可以使用服务,而且可以提供优质的体验。通过分析服务何时上线/下线,衡量体验质量以及与提供商的客户成功团队合作,您可以有效地管理您的供应商并确保您的企业正在获得他们所需的服务。

  解决方案可用性

  可以通过现有的企业工单系统轻松衡量不可用解决方案的频率。当解决方案不可用时,用户可以致电您的帮助台,打开故障工单,然后在系统重新联机时关闭故障工单。测量打开和关闭故障工单之间的时间长度,可以大致了解该解决方案。工单还可以用来确定可用性是与站点相关的还是与地理位置相关的,因为工单将指定有效和不可行的内容,并将在用户抱怨的地理位置中提出。

  供应商还将在面向客户的门户或博客站点上提供有关其正常运行时间的信息。这有助于检查中断的频率和类型,还可以显示用户未检测到的中断(例如,直到用户在7:00 AM开始工作才检测到午夜的故障)。

  我建议每月跟踪此信息,并根据需要与供应商和网络团队每月或每季度审查一次。只要让供应商知道您正在跟踪此指标,就可以帮助他们朝正确的方向发展。

  体验的质量

  有一个可用的解决方案和一个用户要使用的解决方案是两件事。用户体验的质量对于技术的采用至关重要,因此对提高生产率和提高投资回报率也至关重要。体验的质量(QoE)的某些问题在服务提供商的控制之下,但其中一些属于企业或网络提供商。

  协作呼叫的四个阶段是:

• 排程

• 呼叫发起(加入)

• 通话中的体验

• 跟进

  跟踪用户在每个阶段的体验可以洞悉使用该解决方案的难易程度,从而了解他们将继续使用该解决方案并将其推荐给同事的可能性。

  安排正确的时间就像在标准日历工具(例如Outlook)中使用插件将协作信息添加到会议一样容易。与安排一对一会议或在本地会议室召开会议一样轻松地安排协作呼叫对于确保快速采用技术很重要。一些企业正在使用更高级别的计划工具来建设设施,包括宾客欢迎服务,餐饮,房间计划以及会议室外部信息面板的管理。在设计阶段,使这些系统尽可能透明或尽可能集成至关重要。如果用户必须在两个不同的系统之间来回跳动以安排协作会话(一个系统上的会议室,另一个系统上的人员),则他们通常会放弃而只是去电话桥或其他地方。

  Analytics(分析)在这里没有太大帮助。大多数经理都在使用该解决方案,因此对使用该解决方案的难易程度具有直接的经验。要获得最直接的反馈,请询问您的执行管理员,因为他们可能会执行最复杂的计划,并且会针对哪些方法行得通和哪些方法行之有效而提出了明确的反馈意见。

  呼叫发起应像单击链接(桌面或移动设备)或在触摸屏上一键式(用于会议室系统)一样简单。如果解决方案的这一部分无法正常运行,则反馈将来自直接的体验或用户反馈。

  通话中体验是可以通过工具直接监视的组件,我建议在此处进行一些投资,以确保您对这方面有不断的了解。供应商通常会提供一个分析门户网站,以提供有关其解决方案使用情况的信息。简单的指标是会议的数量和会议的分钟数,这对确定采用率很有帮助,但在其他方面却不是很有帮助。

  呼叫历史记录报告,其中包含有关时间,用户位置,呼叫类型以及所用呼叫方式(音频,视频,内容共享)的信息,可以提供深入了解呼叫质量的指标。此外,关于这些用户的网络连接的尽可能多的信息(包括他们的连接方式(直接,WiFi或蜂窝)及其位置)也很有用。卖方也可能能够为呼叫提供网络分析,包括丢包,抖动和等待时间。知道它们连接到哪个服务提供商数据中心或PoP也是进行良好分析的关键。此信息使您能够发现解决方案的哪些组件(端点,网络,供应商)以及网络的哪些组件(本地连接,企业LAN,企业WAN,Internet)引起质量问题。   能够生成报告以显示协作解决方案对网络各部分的即时需求也非常有用。这意味着知道用户所在的位置(例如本地IP地址),加入和离开每个呼叫的时间,呼叫带宽以及他们使用的是哪种方式(音频,视频,内容)。尽管供应商可以提供这些原始数据,但供应商不太可能会根据即时需求来编译所需的报告,因为这需要了解您的企业网络结构。花时间创建这些报告对于调整网络链接大小或确定应在整个企业中部署Internet接入点的位置非常有帮助。
 
 用户反馈**

  获得直接的用户反馈对于管理用户的体验质量至关重要。工单是衡量用户反馈的一种方法。卖方可以提供集成的用户反馈机制,例如在每个呼叫结束时输入简单的五星级评分。或者,他们提供了一些简单的问题报告模板,这些模板会自动呈现给用户(例如,音频质量较差,看不到另一面,内容共享呈现缓慢等)。

  用户更有可能在通话结束时提供反馈,而不是提供商稍后再询问其体验。如果此信息与呼叫的详细信息相关联,则对用户投诉与位置或网络类型或一天中的时间进行关联可能对隔离和解决质量问题非常有帮助。此反馈还可以让您知道需要更多的用户培训或支持的地方。

  供应商客户成功支持

  大多数基于云的解决方案提供商都已经或计划建立内部客户成功团队,以确保达到合同规定的企业目标并在服务当前期限结束时续签这些目标。这些团队可以快速解决问题,并充当提供商的开发团队和合同企业之间的管道,以转达问题和功能请求。大型客户通常会指派专门的客户成功团队成员,因此可以在企业和供应商之间的工作级别上建立良好的关系,以确保解决方案能够提供所需的服务。我建议您在组织中进行明确的分配或过程以利用此资源和关系。

  执行发起人

  指定某人为执行发起人,以专注于过渡计划的进展并促进新技术的采用,可能会帮助用户过渡到新服务。执行发起人为企业希望其用户采用的新方法建模,并促使组织的其他部门效仿他们的榜样。您的发起人(与CIO一起)在与服务提供商管理层互动中发挥关键作用,以鼓励他们提升游戏水平,无论是在功能集,可靠性还是分析能力方面。最好的发起人是组织内的业务经理,协作解决方案是其业务交付不可或缺的一部分,而不仅仅是组织预期基础架构的一部分。

  在过渡期间,将您的执行发起人纳入定期更新会议,以确保他们参与解决方案和过程。

  另外,将执行发起人和CIO与您选择的服务提供商内的适当级别的管理人员联系起来。这种执行连接对于支持问题升级和鼓励您的提供商添加对您的组织有利的功能非常有用。如果您的执行发起人是业务经理,则此反馈路径特别有用。向您的提供商显示所请求的功能与业务结果之间的直接关联将使他们有动机加入该功能,因为这有助于供应商增加市场机会。

  房间管理

  基于Office的协作室,无论是仅音频和内容还是启用视频的,仍需要进行管理。您可以选择使用当前的方法,但如果尚未使用托管服务提供商(MSP),请考虑使用.mSP应该对房间设备有更深入的了解,并能够更好地主动监控那些系统,领先于软件升级,了解安全漏洞以及与用户相比更好地解决现场问题的专业知识内部团队,只是因为这是他们的全职工作。如果它们是大型MSP,则他们将采用自动化解决方案,该解决方案比内部手动方法更具成本效益。

  总结

  管理基于云的协作解决方案是要听取用户的声音,了解他们的体验,诊断内部,网络服务提供商或云服务所发生的技术挑战,然后推动解决方案来解决这些问题。使用所有管理KPIs的标准技术来了解自己是否步入正轨,并利用分析来查看长期改进是否正在发生。

  

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